O Tribunal de Contas do Estado (TCE/RN) vai alcançar a cobertura de 100% de processos eletrônicos até o final de 2019. A previsão foi anunciada durante reunião gerencial, nesta segunda-feira (14/05), em que secretários e diretores apresentaram ao presidente Poti Júnior o Plano de Diretrizes Anual de cada setor, com objetivos e metas para o biênio 2019-2020.
Atualmente, todos os processos abertos no TCE já começam e terminam em formato eletrônico. No entanto, ainda há cerca de 3% de processos antigos que permanecem em documento físico. A expectativa da Diretoria de Expediente, embora o Plano e Diretor aponte o prazo de fevereiro de 2020, é concluir a digitalização plena até o final de 2019.
Desde que foi aprovada a Resolução 24/2012, que prevê a conversão de processos físicos em eletrônicos, o TCE já alcançou 97% de cobertura. Atualmente, nenhum processo sai mais em formato físico da Diretoria de Expediente, que conta com equipamentos e equipe exclusiva para o processo de digitalização.
O trabalho é realizado por equipe própria do TCE. Em dois anos, foram digitalizados mais de 20 mil processos. Além da economia com papel, a conversão melhor a comunicação processual, deixa a tramitação mais célere, evita o extravio de documentos e processos e contribui com a questão da sustentabilidade da instituição.
“Alcançar os 100% de processos eletrônicos é uma das nossas prioridades dentro do leque de metas e objetivos traçados no nosso Plano de Diretrizes. Desta forma, estamos avançando e modernizando a tramitação processual do Tribunal”, destaca o presidente Poti Júnior, que definiu prioridades para o alcance efetivo dos objetivos institucionais traçados ao aprovar no início do ano o Plano de Diretrizes do TCE para o exercício de 2019-2020.
A apresentação dos planos setoriais, coordenada pelo Assessor de Planejamento e Gestão, Gláucio Torquato, foi dividida em três grupos: primeiro, as diretorias vinculadas à Presidência; depois aquelas ligadas à Secretaria de Controle Externo; por fim as que são comandadas pela Secretaria de Administração Geral.
As unidades responsáveis por ações previstas no plano devem promover sua execução sob a coordenação e monitoramento da Assessoria de Planejamento e Gestão, observando o desdobramento das ações em etapas, tais como projetos e atividades, e a fixação dos prazos de início e término para implementação de cada etapa.
A Assessoria de Planejamento e Gestão, com a colaboração das unidades diretamente envolvidas na execução das ações contidas no plano, promove o monitoramento dos resultados alcançados e a implementação das medidas previstas, preferencialmente por meio de reuniões com periodicidade mensal.
O Plano de Diretrizes poderá ser revisto a partir do final do primeiro quadrimestre do exercício, caso haja a superveniência de fato que justifique a necessidade de ajustes. As informações para efeito de aferição do grau de alcance das ações devem ser extraídas das bases de dados do Sistema de Apoio ao Planejamento Estratégico do TCE/RN, assim compreendidos os Sistemas Channel e de Processos.
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